Как написать деловое письмо

Дата написания: 2014-05-05 00:00:00
В жизни каждого офисного работника наступает момент, когда ему (ей) необходимо написать деловое письмо, а может и не одно. Людям, которые собираются сделать это впервые, очень сложно определиться с тоном и характером письма. А если работник занимает высокую должность, то «упасть в грязь лицом» в случае написания делового письма просто непозволительно. Предлагаем Вашему вниманию актуальные и наиболее общие правила написания деловых писем. Итак:
1. Абзацы должны быть пронумерованы и отделены. Как правило, деловое письмо, пишут с начала строки, без отступов.
2. Никогда не заканчивайте письмо на другой стороне листа. Заметим, что деловые письма принято писать через 1 или 2 интервала между абзацами. Однако короткие письма имеют лучший вид, если писать их через 2- 3 интервала.
3. Все письма делятся на 2 типа: формальные и не формальные. Формальные письма пишутся от одной организации, предприятия или фирмы - другой, и носят чисто формальный характер. Неформальные письма пишутся работниками одной и той же фирмы или организации, например, менеджер менеджеру, с целью обсуждения деловых вопросов. Как правило, неформальные письма пишутся после личного знакомства, после установления партнерских отношений.
4. Следует помнить, что письмо состоит из трех частей:
Вступление - ссылка на предыдущее письмо или, например, короткая констатация какого-нибудь факта.
Основная часть (или Содержание). Эта часть письма обычно содержит либо развернутый ответ на предыдущее письмо, либо просьба, либо уведомление.
Заключение. Эта часть содержит благодарность за что-либо, просьбу написать ответное письмо, в случае непонимания или возникновения вопросов.
В первом абзаце формируется вступительный комплимент (например, благодарность за письмо или сотрудничество). В случае если письмо носит негативный характер – вступительный комплимент обязателен.
Первая и последняя фраза делового письма имеют очень важное значение, именно от них зависит, будут ли письмо читать или выкинут его в корзину.
Деловое письмо должно быть написано искренне, открыто, именно эти критерии позволят настроить читателя на приятный лад.
Последнее обновление: Февраля, 10 2015