Организация электронного документооборота в образовании

Экзаменационные билеты по предмету «Информатика»
Информация о работе
  • Тема: Организация электронного документооборота в образовании
  • Количество скачиваний: 1
  • Тип: Экзаменационные билеты
  • Предмет: Информатика
  • Количество страниц: 45
  • Язык работы: Русский язык
  • Дата загрузки: 2014-06-17 00:35:48
  • Размер файла: 891.97 кб
Помогла работа? Поделись ссылкой
Ссылка на страницу (выберите нужный вариант)
  • Организация электронного документооборота в образовании [Электронный ресурс]. – URL: https://www.sesiya.ru/ekzamenacionnye-bilety/informatika/763-organizaciya-elektronnogo-dokumentooborota-v-obrazovanii/ (дата обращения: 12.05.2021).
  • Организация электронного документооборота в образовании // https://www.sesiya.ru/ekzamenacionnye-bilety/informatika/763-organizaciya-elektronnogo-dokumentooborota-v-obrazovanii/.
Есть ненужная работа?

Добавь её на сайт, помоги студентам и школьникам выполнять работы самостоятельно

добавить работу
Обратиться за помощью в подготовке работы

Заполнение формы не обязывает Вас к заказу

Информация о документе

Документ предоставляется как есть, мы не несем ответственности, за правильность представленной в нём информации. Используя информацию для подготовки своей работы необходимо помнить, что текст работы может быть устаревшим, работа может не пройти проверку на заимствования.

Если Вы являетесь автором текста представленного на данной странице и не хотите чтобы он был размешён на нашем сайте напишите об этом перейдя по ссылке: «Правообладателям»

Можно ли скачать документ с работой

Да, скачать документ можно бесплатно, без регистрации перейдя по ссылке:

1. Организация электронного документооборота в образовании

1.1. Унификация и стандартизация как основное направление совершенствование документов.
Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает:
Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
Разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

1.2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).
УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления. А что же понимают под документом в делопроизводстве?
Документ, по ГОСТу 16.48.7 - 83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве. Задача документа - зафиксировать информацию в таком виде, чтобы её можно было использовать во времени и передавать на расстоянии.
Документ является основным объектом труда в сфере управления. Любая управленческая деятельность связана с запечатленной информацией в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей структурных подразделений и специалистов, то их оформление обычно поручается секретарю или службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Способами закрепления информации являются следующие: письмо, рисунок, графика, фото, звукозапись, видеозапись.
Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование и т.д. Поэтому выделяются следующие ресурсы использования документа:
1. сохранение и накопление информации;
2. возможность передачи информации другому лицу;
3. многократное использование информации;
4. возвращение к информации во времени;
5. функция учета информации;
6. доказательство информации.
В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно - поисковой работы. Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.
Основанием для создания документов в учреждении являются необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передача информации, хранение и использование в течение определенного времени.
Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

1.3. Характеристика, состав и область применения ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.


1.4. Виды бланков ОРД и их характеристика, состав реквизитов, варианты их расположения.
Стандартом установлены следующие виды бланков документов:

— общий бланк; конспект лекций по этике

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Требования к оформлению реквизитов бланка письма.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк согласно учредительным документам организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Образец бланка — см. рис. 2.3.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, в целях ускорения оформления, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны — угловое и продольное. Образцы соответствующих бланков см. рис. 2.4, 2.5, 2.6.



Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14, и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. Образец бланка см. рис. 2.7.


Рис. 2.3. Образец общего бланка организации
Рис. 2.4. Образец углового бланка письма организации
Рис. 2.5. Образец продольного бланка письма организации
Рис. 2.6. Образец продольного бланка письма должностного лица Предпосылки формирования древнерусского государства




Рис. 2.7. Образец бланка конкретного вида документа организации

1.5. Требования к оформлению реквизитов общего бланка и бланка конкретного вида документов.
Реквизит документа – элемент оформления документа.1
Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен следующий состав реквизитов:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
должность лица - автора документа;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование либо аннотация документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
гриф утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка о поступлении документа.
При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

1.6. Требования к изготовлению бланков организации, их учету, использованию и хранению.

установлены ГОСТ 6.10.5–87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца». Бланки форм документов должны быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники. Бланки должны быть изготовлены в соответствии с утвержденной формой в масштабе 1:1. Запрещается изготовлять типографским способом и применять бланки документов, не утвержденные и не прошедшие регистрацию в установленном порядке, не имеющие кода формы. Бланки должны печататься краской одного цвета, как правило, черного; формы, предназначенные для размножения, выполняют только на белой бумаге. При изготовлении бланков документов полиграфическим способом размеры типографских шрифтов должны обеспечивать выполнение требований соответствующего формуляра-образца и определяются по согласованию организации – разработчика формы документа с организацией, изготовляющей бланк документа. На нижнем поле бланка следует печатать выпускные данные в соответствии с ГОСТ 7.4–95 «Издания. Выходные сведения».

1.7. Формуляр-образец организационно распорядительного документа. Общие сведения о реквизитах.
Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа -приказа, постановления, письма, протокола, акта на бумаге формата А4и А5 (формат А4 210x297 мм, формат А5 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).
Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не более: 35 мм левое; 10 мм правое; 20 мм верхнее; 20 мм нижнее.
Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. На левом поле может оформляться только один реквизит (18 «Отметка о контроле»), который наносится либо рукописным способом, либо штемпелем и необходим до тех пор, пока документ не исполнен и не подлежит подшивке в дело. При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.
Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом реквизит 01 «Государственный герб РФ», реквизит 02 «Герб субъектов федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается также реквизит 13 «Гриф ограничения доступа к документу», который чаще всего наносится специальным штемпелем или оформляется также с помощью ПК.

Рис. 1. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов (ф. А4210x297 мм)( см. ниже)



Рис. 2. Формуляр-образец ОРД с продольным вариантом расположения реквизитов (ф. А4 210x297 мм)


Рис. 3. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов
(ф. А5148x210 мм)

Правое поле 10 мм, и оно не заполняется какими-либо реквизитами.
Нижнее поле 20 мм, и на нем располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.
Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.
Конструкционная сетка эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.
Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку).
Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.
С помощью такой конструкционной сетки определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждого реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каждого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов 29, однако они не все присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа. Формуляр определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться от формуляра служебного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться место расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в формуляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 09 «Дата документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда одинаково на одном и том же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 07 «Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.

1.8. Требование к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов: «Гриф утверждения документа», «Резолюция», «Заголовок к тексту»,
Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Управленческие документы, требующие грифа утверждения.
Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.
Документ утверждается:
• должностным лицом (руководителем);
• изданием соответствующего распорядительного документа;
• коллегиальным органом.

При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Бизнесконсалт»
Подпись А. П. Игнатьев
29.12.2005
Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Генерального директора
ЗАО «Бизнесконсалт»
от 29.12.2005 № 178
Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Помните!
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.
При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.
При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.
Резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.1
Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.2
Например:
Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект
договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009

Личная подпись

Дата
При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции.
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.1
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?,
например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?,
например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.2
Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение.3
Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.4
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.5
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.6
Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту".7


1.9. Требование к оформлению отметок на документах: «Отметка об исполнителе», «Отметкаоб исполнении документа и направления его в дело», «Отметка о контроле».
Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.
Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.1
Например:
В.А. Жуков
924 45 67
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.1
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.2
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.3
Например:
Отправлен факс от 09.04.2009 № 12
В дело № 05-10
Личная подпись
Дата

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".1
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Ставиться в верхнем правом углу.

1.10. Характеристика и состав организационных документов, требования к их оформлению.
Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов. Основные разделы текста устава:
1. общие положения;
2. организационное единство;
3. регламент деятельности;
4. финансово - материальная база;
5. отчетная и ревизионная деятельность;
6. порядок ликвидации и ответственность по делам организации.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами. Ниже предлагаем основные реквизиты, входящие в формуляр устава.
1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. название вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. гриф утверждения;
7. текст;
8. подпись руководителя.
В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции:
1. общие положения;
2. должностные обязанности;
3. права;
4. ответственность.
В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.
Реквизиты формуляра должностной инструкции:
1. наименование министерства или ведомства;
2. наименование организации;
3. наименование вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. заголовок в именительном падеже;
7. гриф утверждения;
8. текст;
9. подпись автора;
10. визы.
Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.
Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.
Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.
Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения:
1. общие положения;
2. основные задачи;
3. функции;
4. права;
5. организация работы.
Формуляр - образец положения состоит из реквизитов:
наименование ведомства,
название организации,
наименование структурного подразделения,
гриф утверждения,
наименование вида документа - положение,
дата, номер,
место издания (город),
заголовок,
текст,
подписи,
гриф согласования,
визы.
Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.
Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:
1. организация работы предприятия;
2. взаимные обязанности работников и администрации;
3. предоставление отпусков;
4. командирование сотрудников;
5. внутриобъектный режим.
Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

1.11. Характеристика и состав распорядительных документов, требования к их оформлению.
Гражданский кодекс РФ устанавливает перечень учредительных документов обществ с ограниченной ответственностью.
Согласно пункту 1 статьи 89 ГК РФ это:
• устав
• учредительный договор
Более точные требования к содержанию учредительных документов ООО установлены ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Согласно требованиям закона, участники в учредительном договоре обязуются создать ООО и определяют порядок действий по его созданию.
Также учредительный договор определяет состав участников ООО, величину уставного капитала, размер долей, сроки и порядок внесения вкладов в уставной капитал, ответственность участников и порядок их выхода из общества.
Учредители ООО подписывают учредительный договор и утверждают устав.
Устав ООО должен содержать:
• права и обязанности участников ООО
• сведения о порядке выхода участников из общества
• данные о размере уставного капитала ООО и номинальной стоимости доли каждого участника
• правила перехода долей участников другим лицам
• данные о правилах хранения документов и порядке предоставления информации об ООО
• фирменное наименование ООО (полное и сокращенное)
• сведения о местонахождении ООО
• данные о составе и полномочиях органов общества в решении различных вопросов, связанных с деятельностью фирмы
• иные необходимые сведения
Положения устава ООО не должны противоречить действующему законодательству, поэтому очень важен профессиональный подход к составлению учредительных документов Общества.
Учредительный договор ООО включает в себя следующие пункты:
• наименование ООО
• правовой статус
• виды деятельности
• учредители (участники)
• юридический адрес ООО
• размер уставного капитала и долей каждого их участников
• права и обязанности участников
• разработка схемы деления доходов и убытков
• способы передачи участниками своей доли третьим лицам
• правила выхода из ООО и принятия новых участников
• список вопросов, требующих единогласного решения или согласия большинства
• процедура изменения уставных документов, договора и ликвидации общества
Рекомендуем также заглянуть в разделы перерегистрация ООО и все о перерегистрации ООО для уточнения по внесению изменений в учредительные документы ООО.
Специалисты нашей юридической фирмы готовы оказать квалифицированные услуги по оформлению документов и регистрации ООО.

1.12. Классификация документов по форме представления (подлинники, копии, дубликаты).

•индивидуальные (произвольная форма);
•типовые(текст-образец);
•трафаретные (часть текста документа отпечатана заранее - постоянная информация, а часть текста вписывается при его составлении - переменная информация).

1.13. Организация контроля исполнения документов.
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 1
Различают:
• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. 2
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.
В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
• обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. 3
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. 4
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие документов с контроля;
• учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

1.14. Организация отправки исходящих документов.
Отправку исходящих документов, так же как прием входящих, целесообразно осуществлять централизованно в экспедиции или у секретаря руководителя (или у специально назначенного работника).
При обработке исходящих документов выполняются следующие работы.
1. Проверяются правильность оформления и комплектность исходящих документов. Документ, отправленный из организации, должен быть зарегистрирован, т. е. иметь регистрационный номер и дату, должен быть подписан, иметь заголовок, если он на формате А4. Особенно внимательно проверяется правильность адресования при адресовании документа разовому корреспонденту на документе должен быть его полный адрес. Если документ адресуется постоянному корреспонденту, то его адрес имеется в экспедиции и на документе может быть указано только наименование организации. Кроме того, проверяется, все ли есть листы документа и приложения в нужном количестве экземпляров и листов.
Это необходимо проверить и в том случае, если документ будет отправляться не почтой, а с применением современных средств оргтехники (например, факсом или электронной почтой). Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям.
2. Проводится сортировка документов по видам почтового отправления и по адресатам. Документы, адресованные постоянным корреспондентам, сортируются по ячейкам сортировального устройства. Это производится с целью выявления всех документов в один адрес.
3. Осуществляется адресование конвертов (до вкладывания документов в конверт). Для постоянных корреспондентов целесообразно иметь заранее заготовленные конверты с отпечатанными адресами. Это можно сделать типографским способом, с помощью средств оргтехники. Для разовых корреспондентов целесообразно использовать конверты с прозрачным окном, иначе адреса таких корреспондентов придется воспроизводить на стандартном конверте. Конверты с прозрачным окном можно использовать и для постоянных корреспондентов, но только при условии, что на самом документе всегда будет проставляться полный почтовый адрес постоянного корреспондента.
4. Проводится фальцевание документов, т. е. складывание документа и вложение его в конверт. Документы иногда отправляют не фальцуя это относится к особо важным документам, документам, направляемым в высшие органы власти и управления. В таких случаях используют конверты соответствующего формата.
5. Осуществляется заклеивание конвертов. Это можно делать ручным способом, с помощью средств оргтехники либо использовать самоклеющиеся конверты.
6. Производится взвешивание корреспонденции с помощью почтовых весов для определения стоимости почтового отправления.
7. Проставляются стоимость отправления, дата отправки и обратный адрес организации. Это производится с помощью маркировальной машины, которая проставляет на конверте оттиски марки и почтовые реквизиты организации-отправителя.
8. Доставляется корреспонденция в почтовое отделение связи. Документы, доставленные в экспедицию для отправки, должны быть отправлены в этот же день или не позднее следующего дня. Все оформление исходящих документов по всем видам почтовых отправлений и их сдача в почтовое отделение связи производятся в соответствии с действующими почтовыми правилами.
Отправка документов на машинных носителях должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителей и записанной на них информации. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях проходит такую же экспедиционную обработку, как и документы на бумажных носителях.
В последние годы с развитием средств связи, использованием телефонных каналов связи (факса, электронной почты) количество документов, отправляемых почтой, уменьшается. Сегодня уже невозможно представить себе рациональную организацию документооборота не только без компьютеров, но и без средств связи, соединяющих их между собой, компьютерных сетей и программ электронной почты. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время доставки, исключает возможность потери информации, позволяет организовать оперативный обмен информацией как внутри организации, так и между организациями, вне зависимости от их месторасположения.

1.15. Основные требования к организации хранения исполненных документов в текущемделопроизводстве. Особенности формирования в дела отдельных категорийдокументов.
Организация хранения документов
В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.
В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.
Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:
хранение документов в процессе их исполнения;
хранение исполненных документов.
Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями “Срочно”, “На исполнение”, “На подпись” и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.
Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. По ГОСТу Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Требования, предъявляемые к номенклатуре дел, изложены в части 3.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.
Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ), при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.);
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Более подробно порядок формирования дел описан в части 3.5 Основных правил работы архивов организаций.
Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который должен осуществляться по правилами, изложенным в части 3.6 Основных правил работы архивов организаций.
Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Подробнее порядок комплектования архива организации и передачи в него дел описаны в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил работы архивов организаций.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.
Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.

1.16. Виды номенклатуры дел. Порядок составления, оформления, утверждения иприменения номенклатуры дел.
Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.
При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Рис. 5.1. Форма номенклатуры дел организации
Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

Рис. 5.2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).
Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).

1.17. Правила подготовки дел к сдаче в ведомственный или государственный архив.
Для сдачи дел в архив создается и утверждается экспертная комиссия из 3-5 человек, которая руководствуется правилами и инструкциями Главного архивного управления. В нее входят: зам. руководителя, зав. канцелярией или секретарь, представитель архива, ведущие специалисты.Комиссия определяет ценность документов и отбирает дела для сдачи в архив и для уничтожения (дела, сроки хранения которых истекли). Сроки хранения: научно-технических документов - после минования практической надобности, но не свыше 25 лет; гибкие магнитные диски (дискеты) - 5 лет.
На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт, который подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем учреждения.
Дела хранятся в архиве учреждения, ведомственных организаций и в государственном архиве.
Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденном руководителем.
Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив по описи.
Если архив не имеет достаточного помещения допускается хранить дела временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководителя в структурных подразделениях.
Главное архивное управление утверждает перечень организаций и предприятий дела которых подлежат сдаче в гос.архив и по графику принимает от них дела.
До передачи в гос.архив дела хранятся в архивах учреждения в течение следующих сроков:
¨ в учреждениях государственного значения - 15 лет;
¨ в учреждениях областного подчинения - 10 лет;
¨ в учреждениях городского и районного подчинения - 5 лет;
¨ материалы по личному составу - 75 лет;
¨ записи актов гражданского состояния - 75 лет.
По истечении указанных сроков дела передаются на хранение в гос.архив.

1.18. Виды обращений граждан и технология работы с ними (предложение, заявление,жалоба, ходатайство, коллективное обращение).
Предложение — обращение граждан в государственные органы или общественные организации, не связанные с нарушением каких-либо субъектных прав или нарушением законных интересов граждан. Предложения направлены на совершенствование работы органов государственной власти, органов местного самоуправления и должностных лиц.
Заявление — обращение граждан с просьбой об удовлетворении каких-либо прав или законных интересов, не связанных с их нарушением.
Жалоба — устные или письменные, коллективные или индивидуальные обращения граждан в государственные органы, органы местного самоуправления и к должностным лицам в связи с нарушением прав или законных интересов гражданина либо общественных интересов.
ХОДАТАЙСТВО - официальная просьба или представление, адресованное государственным органам (общественной организации) вышестоящей инстанции. X. может рассматриваться как одна из форм обращения граждан (наряду с заявлениями, петициями). Примерами являются X. о приеме в гражданство или выходе из гражданства РФ, о регистрации инициативной группы по проведению референдума, о признании лица беженцем или вынужденным переселенцем.

1.19. Организация делопроизводства по документам, имеющим гриф «Для служебногопользования».
Документы, имеющие гриф "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях в шкафах (хранилищах), которые надежно запираются и опечатываются. В случае выдачи таких дел для пользования сотрудникам, они должны быть возвращены, как правило, в тот же день. Запрещается выносить документы, дела с грифом "Для служебного пользования» за пределы служебных помещений, а при необходимости разрешение исполнителю на вынос документов с грифом "Для служебного пользования» может дать руководитель ОГНС или структурного подразделения, если организация находится в пределах одного населенного пункта .
При изменении работников, отвечающих за учет и хранение документов и дел с грифом "Для служебного пользования", составляется акт приема-передачи этих документов (дел).
В целях контроля за соблюдением правил работы с документами, содержащими гриф "Для служебного пользования", и их хранением ежегодно необходимо проводить проверку наличия указанных документов. Такая проверка осуществляется комиссией, которая назначается приказом руководителя ОГНС, последствия проверки оформляются актом.
В случае потери или незаконного уничтожения документов с грифом "Для служебного пользования" или разглашение конфиденциальной информации виновные лица несут дисциплинарную или гражданско-правовую ответственность согласно действующему законодательству.

1.20. Нормативные документы, регламентирующие организацию работы с документами поличному составу.
Нормативный правовой акт — официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица), иных социальных структур (муниципальных органов, профсоюзов, акционерных обществ, товариществ и т.д.) или путём референдума с соблюдением установленной законодательством процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределённый круг лиц и неоднократное применение[1].
Указанное выше определение с точки зрения права принципиально не совпадает с определением указанным в Постановлении Пленума Верховного суда РФ от 29 ноября 2007 г. № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части», в 9 пункте которого перечислены существенные признаки, характеризующие нормативный правовой акт: издание его в установленном порядке уполномоченным органом государственной власти, органом местного самоуправления или должностным лицом, наличие в нем правовых норм (правил поведения), обязательных для неопределенного круга лиц, рассчитанных на неоднократное применение, направленных на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений. Указанное выше определение подходит под нормативный акт.
Нормативный правовой акт — это акт правотворчества, который принимается в особом порядке строго определёнными субъектами и содержит норму права.
Нормативный правовой акт в Российской Федерации (а также во многих других странах с романо-германской правовой системой) является основным, доминирующим источником права. Нормативные правовые акты (в отличие от других источников права) принимаются только уполномоченными государственными органами в пределах их компетенции, имеют определённый вид и облекаются в документальную форму (кроме того, они составляются по правилам юридической техники). Нормативные правовые акты, действующие в стране, образуют единую систему.
По порядку принятия и юридической силе нормативные правовые акты подразделяются на законы и подзаконные акты.
Иной подход к понятию нормативного правового акта представляет коммуникативная теория права. Она отходит от традиционного понимания нормативного правового акта как акта гетерономного и включает в число таких актов и автономные нормативно-правовые акты. Таким образом нормативный правовой акт — результат правомерных действий субъектов, направленных на достижение определённых правовых последствий путем текстуального закрепления правовой информации в письменной форме
1.21. Этапы экспертизы ценности документов. Целевая экспертиза ценности вгосударственных архивах.
Первым этапом экспертизы ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, предопределяются сроки хранения создаваемых документов.
Второй раз экспертизы ценности документов уже самих документов проводится, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив организации.
Третий раз снова уточняется ценность документов при передачи их на постоянное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Экспертиза ценности документов в учреждениях может быть проведена силами сторонних компаний, и утверждаться экспертной комиссии (ЭК) внутри организации. Порядок организации работы (ЭК) и их функции определены в «Основных правилах работы архивов». ЭК создаётся приказом руководителя из числа квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, заведующих канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии ( 3-5 человек). В небольших фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.

1.22. Должностная инструкция. Ее значение, структура, содержание.
Должностная инструкция - это повсеместно применяемый на практике документ, в котором подробно регламентируются все основные моменты, связанные с выполнением работ по конкретной должности. Она определяет квалификационные требования к претендентам на ту или иную должность, функции работника, его права, обязанности, сферу ответственности. Во многих организациях существует разделение: для должностей руководителей, специалистов и служащих разрабатываются должностные инструкции, а для должностей рабочих - рабочие инструкции. Это чисто технический вопрос: как ни назови данные документы, их суть и назначение не меняются. Далее для всех таких документов в статье будет использоваться общее наименование - должностные инструкции.

Как уже отмечалось, Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты не регламентируют вопросы составления, утверждения и применения должностных инструкций. На эту тему есть лишь несколько писем Федеральной службы по труду и занятости (Роструд), которые, несмотря на их официальный характер, не являются нормативными документами и могут применяться лишь в качестве рекомендаций. Но к данным рекомендациям Роструда стоит прислушаться.

Несмотря на то, что законодательство не устанавливает обязанность работодателей иметь должностные инструкции для персонала и, следовательно, какая-либо ответственность за отсутствие должностных инструкций не предусмотрена, почти все работодатели предпочитают все же использовать должностные инструкции. Их отсутствие может породить различные неблагоприятные последствия. Например, при отсутствии инструкции, четко регламентирующей права, обязанности и ответственность работника, работодатель может необоснованно привлечь его к дисциплинарной ответственности за действия (бездействие), которые, по мнению работодателя, являются нарушением трудовой дисциплины, но фактически это никакими документами не предусмотрено. Тем самым работодатель нарушит трудовые права работника и, возможно, “нарвется” на судебные разбирательства, административную ответственность и т.п.

Но самое важное в должностных инструкциях - то, что они играют огромную роль в процессе организации труда работников, в рациональном использовании трудовых ресурсов, в структурных внутрипроизводственных связях, в поддержании трудовой дисциплины.

Качественно разработанные должностные инструкции помогают решить следующие вопросы:


- устранить дублирование функциональных обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении тех или иных работ;

- установить подчиненность сотрудников, обеспечить их взаимодействие в процессе труда;

- объективно и беспристрастно оценить деятельность работника в тех случаях, когда это необходимо (при повышении квалификационных разрядов, при зачислении в кадровый резерв, при решении вопроса о соответствии занимаемой должности и т.д.);

- разграничить ответственность сотрудников за выполняемую работу, применять дисциплинарные взыскания за невыполнение (ненадлежащее выполнение) трудовых обязанностей только при наличии достаточных оснований, вытекающих из должностной инструкции.


В конечном счете все это благоприятно влияет на результаты работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.

1.23. Планирование рабочего дня и расчет времени на выполнение работ по созданию иоформлению документов.
Эффективность работы во многом зависит от правильного планирования рабочего дня. Многое зависит от начальника службы, дающего задания и контролирующего работу, но и сам сотрудник должен уметь распределять рабочие задачи.
Самому планированию лучше уделить минут десять в конце предыдущего рабочего дня или утром, если оно не отнимет много времени. Все предстоящие задачи лучше заносить в ежедневник, в котором сначала отмечаются все встречи, время которых уже известно, а затем заносятся другие планы.
Общие принципы планирования рабочего времени
Утро почти у всех является периодом наилучшей производительности, поэтому его лучше посвятить сложным творческим задачам. До обеда желательно закончить все самые срочные дела, потому что во второй половине дня часто возникают новые задания, для которых нужно иметь время в запасе.
После обеда лучше планировать встречи и совещания, причем важно обозначать не только время начала, но и ожидаемое время окончания, чтобы коллективный мозговой штурм не затянулся до конца дня.
На вечер лучше оставить рутинную работу, не требующую сосредоточенного обдумывания, например, выполнение отчетов.

1.24. Служба ДОУ функции, Структура должностного состава.
Служба документационного обеспечения управления
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. 6
К технологическим функциям следует отнести:
• осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков документов;
• подготовка документов к отправке. 7
Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:
• подготовка к докладу руководству поступающих документов;
• организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
• регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
• организация хранения документов в структурных подразделениях;
• организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
• организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
• организация делопроизводства по обращениям граждан;
• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. 8
К контрольным функциям относят:
• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
• контроль за сроками исполнения документов;
• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. 9
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

Структура службы ДОУ
1. Управление делением – создается в министерствах и ведомствах, как орган контроля и координации ДП. В центральном аппарате и отрасли. Имеет следующий состав:
− Секретарей;
− Канцелярия;
− Инспекция и т.д.