Создание и обработка баз данных: «Мосты Санкт-Петербурга»

Министерство Путей Сообщения Российской Федерации
Петербургский Государственный Университет Путей Сообщения

Кафедра ”Информатика и информационные технологии”

Пояснительная записка к курсовой работе:
«Создание и обработка баз данных»
«Мосты Санкт-Петербурга»

Выполнил студент
Механического ф-та
Группы ПТМ-309

Проверил


Санкт-Петербург
2014

Оглавление
1. Введение 3
2. Исходный вид задания 4
3. Анализ задания на разработку базы данных 4
4. Создание таблиц 5
5. Разработка таблиц “Мосты” и “Организации” 6
6. Формирование запроса на выборку 8
7. Разработка запроса “Поиск по рекам” 9
8. Формирование запроса на обновление 10
9. Разработка запроса “Расчет площади моста” 10
10. Формы 11
11. Создание формы для запроса “Поиск по рекам” через “Мастер форм” 12
12. Создание отчета 14
13. Заключение 17
14. Источники информации 18
























1. Введение
Microsoft Access – мощное приложение, предлагающее широкий диапазон средств для хранения и эффективного управления информацией.
Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД). Такие программы помогают пользователям осуществлять различные операции с файлами баз данных, которые обычно содержат очень большое число элементов. Основным компонентом любой базы данных является таблица. База данных может состоять из нескольких взаимосвязанных таблиц - такие базы данных называются реляционными.
Кроме таблиц база данных включает в себя запросы, формы, отчеты и некоторые другие объекты, которые позволяют просматривать (визуализировать) данные и выполнять с ними различные операции.
Согласно индивидуальному заданию (вариант 11) требуется разработать базу данных, включающую в себя информацию о мостах Санкт-Петербурга… Разработанную базу данных реализовать средствами Access, проиллюстрировать работоспособность базы данных на конкретных примерах.



















2. Исходный вид задания
База данных должна содержать следующие элементы:
- название моста;
- длина;
- ширина;
- возможность разведения;
- год постройки;
- название реки;
- сведения об организации, по проекту которой построен (или реконструирован) мост (название, адрес, телефон).

Функции, выполняемые информационной технологией:
1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.
2. Вычисление площади каждого моста.
3. Формирование списка мостов, перекинутых через выбранную пользователем реку и имеющих возможность разведения, с указанием года постройки, названия и адреса организации.
4. Подсчет общего количества мостов, перекинутых через каждую реку.
5. Формирование отчета, включающего: название, длину, год постройки, с группировкой по названиям организаций, по проектам которой построен мост, с указанием количества и года постройки самого старого моста.

3. Анализ задания на разработку базы данных
Проанализировав задание, можно сделать вывод: база данных будет состоять из 2х таблиц.
1ая таблица будет включать в себя:
+ Название моста
+ Название реки, на которой стоит мост
+ Год постройки
+ Длина
+ Ширина
+ Площадь
+ Возможность разведения
+ Название организации, которая строила (реконструировала) мост.
2ая таблица будет включать в себя:
+ Название организации
+ Адрес
+ Номер телефона.

4. Создание таблиц
Для того чтобы создать таблицу в режиме “Конструктор” необходимо: На панели инструментов Access открыть вкладку “Создание” и в блоке “Таблицы” выбрать “Конструктор таблиц”.

После выбора этого режима программа выведет на экран окно конструктора таблиц. Оно разделено на две части: верхняя и нижняя.

Верхняя часть состоит из трёх колонок:
1 – вводятся имена создаваемых полей,
2 – отображается тип данных, к которому будет принадлежать поле,
3 – вводится краткая информация относительно поля таблицы.

В нижней части окна отображаются свойства текущего поля.
Тип данных показывает, какая информация может быть внесена в поле, и определяет правила обработки этой информации. Тип для каждого поля выбирается из раскрывающегося списка с помощью кнопки выбора данных из списка. Она отображается только после щелчка на соответствующей ячейке. По умолчанию Access предлагает текстовый тип данных.
После определения структуры таблицы можно приступать к вводу данных в неё. Изначально, новая таблица не имеет записей, а содержит только наименование столбцов (полей). Чтобы заполнить ячейку, необходимо кликнуть по ней указателем мыши.
Access автоматически сохраняет все введенные записи. Но если изменялась структура таблицы, то программа запросит подтверждение операции.











5. Разработка таблиц “Мосты” и “Организации”

Таблица “Мосты” содержит 8 полей.


Поля таблицы “Мосты” (Рис. 1а)


Вариант реализации таблицы “Мосты” (Рис. 1б)




Таблица “Организации” содержит 3 поля.


Поля таблицы “Организации” (Рис. 2а)


Вариант реализации таблицы “Организации” (Рис. 2б)


6. Формирование запроса на выборку
Для того чтобы создать запрос на выборку необходимо: На панели инструментов Access открыть вкладку “Создание” и в блоке “Другие” выбрать “Конструктор запросов”. В блоке “Тип запроса” выбрать “Выборка”.

Одновременно с бланком запроса по образцу открывается диалоговое окно “Добавление таблицы”, в котором нам предлагается выбрать таблицу, которая будет служить источником данных для запроса.
Если мы выбрали несколько источников данных, то следует учитывать, что это осуществимо только при наличии связей между выбранными таблицами. Чтобы связать таблицу по одному полю необходимо открыть на панели “Работа с базами данных” и там открыть “Схема данных”.
Нижняя часть бланка запроса разбита на столбцы, причем каждому столбцу соответствует определенное поле будущей таблицы. Для создания результирующей таблицы необходимо «перенести» имена полей таблицы (или таблиц) из верхней части бланка запроса в его нижнюю часть, тем самым осуществив выбор полей, включаемых в создаваемую таблицу.
В нижней части бланка запроса имеется также строка “Сортировка”. При необходимости упорядочивания данных в результирующей таблице по какому-либо полю необходимо щелкнуть на ячейке этого поля, находящейся в строке “Сортировка”, затем выполнить щелчок на появившейся в этой ячейке кнопке выбора данных из списка и выбрать метод сортировки – по возрастанию или убыванию. Для многоуровневой сортировки, осуществляемой сразу по нескольким полям, предварительно требуется расположить поля в нижней части бланка запроса в определенном порядке. Данные сортируются сначала по полю, расположенному левее в бланке запроса, затем по другому полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Перемещать поля можно обычным перетаскиванием, предварительно выделив требуемый столбец щелчком над ячейкой с наименованием поля (указатель мыши при этом должен принять форму стрелки, направленной вниз).
В каждой ячейке строки “Вывод на экран” проставлен флажок, т. е. по умолчанию опция активна для всех полей. При этом предполагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, что не всегда необходимо.
При закрытии диалогового окна “Запрос на выборку” необходимо задать имя запроса, с которым он будет сохранен. Запрос можно сохранить и до закрытия диалогового окна с помощью команды “Файл” – “Сохранить”.




7. Разработка запроса “Поиск по рекам”

Создание запроса на выборку в режиме “Конструктор” (Рис. 3а)

Диалоговое окно при активации запроса (Рис. 3б)

Результат на запрос “Нева” (Рис. 3в)
В Базе данных всего 4 моста, которые будут результатом запроса
8. Формирование запроса на обновление
Для того чтобы создать запрос на выборку необходимо: На панели инструментов Access открыть вкладку “Создание” и в блоке “Другие” выбрать “Конструктор запросов”. В блоке “Тип запроса” выбрать “Обновление”.

Запрос на обновление находит некоторые записи и затем изменяет их. Обычно изменения ограничиваются одним полем, но программа Access разрешает корректировать столько полей, сколько нужно.
После запуска запроса программа выдаст окно, в котором будет указано количество записей, которые будут обновлены. В свою очередь пользователь должен будет подтвердить это действие
9. Разработка запроса “Расчет площади моста”

Создание запроса на обновление в режиме “Конструктор” (Рис. 4)










10. Формы
Для того чтобы создать форму необходимо: На панели инструментов Access открыть вкладку “Создание” и в блоке “формы” выбрать нужную вам форму.

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса. "Привязанная" форма напрямую соединена с источником данных, например к таблице или запросу, и может использоваться для ввода, изменения или отображения данных из источника данных.

Форма “Подсчет количества мостов” (Рис 5а)
Форма “Старейший мост” (Рис. 5б)
11. Создание формы для запроса “Поиск по рекам” через “Мастер форм”
Для того чтобы создать форму необходимо: На панели инструментов Access открыть вкладку “Создание” и в блоке “формы” выбрать слайдер “Другие формы” и в нем открыть “Мастер форм”.


Создание формы через “Мастер форм” (Рис. 6а)


Создание формы через “Мастер форм” (Рис. 6б)


Создание формы через “Мастер форм” (Рис. 6в)

Создание формы через “Мастер форм” (Рис. 6г)

Создание форм через “Мастер форм” (Рис. 6е)







12. Создание отчета
Отчет позволяет организовать и форматировать данные в соответствии с конкретными задачами и спецификациями. В программе Access можно создавать отчеты с использованием множества различных элементов оформления. Например, можно использовать текст, данные, рисунки, линии, поля, диаграммы и другие элементы для создания нужного отчета. Выбор и размещение элементов зависят от пользователя.
Отчет должен содержать название мостов, их длину, год постройки, и группироваться по названию организации. Также он должен включать в себя количество мостов, хранящихся в базе данных, и информацию о самом старейшем мосте (название, год).


Создание отчета через “Мастер отчетов” (Рис 7а)


Создание отчета через “Мастер отчетов” (Рис 7б)



Создание отчета через “Мастер отчетов” (Рис 7в)


Создание отчета через “Мастер отчетов” (Рис 7д)


Создание отчета через “Мастер отчетов” (Рис 7е)




Добавление форм в отчет в режиме “Конструктор” (Рис 7ж)






















13. Заключение
Microsoft Access обеспечивает возможность легко начинать работу со встроенными базами данных, вносить в них изменения и адаптировать к меняющимся деловым потребностям пользователя. Пользователь может собирать информацию с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Реализована возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированную, отфильтрованную и сгруппированную информацию, которая облегчит принятие более обоснованных решений. Совместный доступ к информации обеспечивается с помощью технологических списков Microsoft Windows SharePoint Services, позволяющих проверять журнал исправлений, восстанавливать удаленную информацию, устанавливать разрешения доступа к данным и регулярно осуществлять резервное копирование.
В итоге, программа имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Также, благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.




14. Источники информации
1. Кошелев В.Е. - Microsoft Access 2007: Эффективное использование (2008г)
2. Глушаков С.В. – Microsoft Access 2007: Теория баз данных (2008г)
3. ПГУПС ИиНБ: Электронный многотомный учебник по информатике
4. Wiki.ru
5. Office.microsoft.com
6. Конспект лекций по информатике