- ДЕЙСТВУЮЩАЯ ПРАКТИКА УЧЁТА ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ
СРЕДСТВ В ООО «Смарт Аутдор»
2.1Учёт денежных средств в кассе
Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т. п.
В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчетного счета или от заказчиков и др.
Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными ООО «Смарт Аутдор» имеет специальный участок бухгалтерии - кассу. Это специально оборудованное изолированное помещение. Двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к её работе, воспрещается.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир осматривает сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации.
Из выше сказанного ясно, что кассу возглавляет кассир — материально ответственное лицо, с которым заключён договор о полной материальной ответственности.
По приказу руководителя и главного бухгалтера ООО «Смарт Аутдор» кассир выполняет операции по движению денежной наличности.
Прием наличных денег кассой организации ООО «Смарт Аутдор» производится по приходным кассовым ордерам (Приложение А), подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации. При этом о приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Следует отметить, что при поступлении наличных денег из банка в кассу
также составляется приходный кассовый ордер. При этом квитанция подкладывается к соответствующей выписке банка.
В ООО «Смарт Аутдор» бывают случаи принятия денежных средств от населения вне зоны действия главной кассы (наличный расчёт), при котором приход денег оформляют в конце дня одним приходным ордером с приложением к нему контрольных лент (при работе с ККМ).
Нумерация приходных ордеров ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года. Проставляется также дата оформления ордера. В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается кредитуемый в данной операции счет, то есть фиксируется бухгалтерская проводка. Ниже пишется наименование юридического или физического лица, от которого получены средства. В графе «Основание» указывается источник наличных денег, приходуемых в кассу и отражается содержание финансовой операции, это может быть выручка от реализации, займа от физического лица, остаток неиспользованного аванса, компенсация недостач по результатам инвентаризации и т.д.
Кассовые документы составляются на основании первичных документов, оформляющих хозяйственную операцию, которая в данном документе указывается как приложение (например, при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованного аванса – это авансовый отчет).
Что касается выдачи наличных денег из кассы ООО «Смарт Аутдор», то она производится по расходным ордерам (Приложение Б) или надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером ООО «Смарт Аутдор». В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
Сдача денег в банк оформляется объявлением на взнос наличными.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.
Также, на ООО «Смарт Аутдор» выдача денег осуществляется по удостоверению, выданному данной организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе ООО «Смарт Аутдор», производится только по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющим его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает запись: «По доверенности». Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными выше. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Выдача приходных и расходных ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязательно проверяет:
- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – разрешительной подписи (надписи) руководителя ООО «Смарт Аутдор»;
- правильность оформления документов;
- наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежные) ведомости на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.
Все поступления и выдачи наличных денег организации учитываются в кассовой книге.
Записи в кассовую книгу кассир делает сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.
В ООО «Смарт Аутдор» кассовая книга представлена в электронном варианте, при котором формируется ведомость "Вкладной лист кассовой книги" с указанием всех обязательных реквизитов, характерных для данного учетного регистра. Одновременно с ней составляется ведомость "Отчет кассира" с прилагаемыми к нему первичными кассовыми документами.
Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Следует помнить, что подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день (суммарный приход кассы – оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход – оборот по кредиту), выводит, используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, остаток денег в кассе на конец рабочего дня (он же является остатком на начало следующего дня) на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Бухгалтер проверяет правильность проставленной корреспонденции, арифметических действий.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.
По авансам, полученным для оплаты труда, кассир ООО «Смарт Аутдор» отчитывается в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассир ежедневно сдаёт в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям.
Ежедневно кассир передает бухгалтеру в качестве своего отчета второй отрывной лист кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными ордерами. Отчет кассира, в котором бухгалтером проставлена корреспонденция счетов, служит основанием для заполнения журнала-ордера и ведомости по счету 50 "Касса", которые на ООО «Смарт Аутдор» заполняются автоматически.
При этом каждый имеющийся отчет кассира формирует строку данного регистра. В конце отчетного месяца подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты по счету 50 "Касса" и, используя начальный остаток средств на начало месяца, вычисляется остаток на конец месяца по данному счету. Данная сумма должна совпадать с суммой по последнему отчету кассира и с суммой фактически имеющихся денег в кассе.
Денежные суммы, поступившие в кассу 20 февраля 2015года ООО «Смарт Аутдор», отражаются по дебету счета 50 "Касса" в корреспонденции со счетами:
Kт 51 "Расчетные счета" – поступили денежные средства с расчетного счета на сумму 196 400,00 руб. и оформлена операция приходным кассовым ордером;
Kт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет "По авансам выданным" – получен аванс от покупателя на сумму 100 000,00 руб. операция оформлена приходным кассовым ордером и кассовым чеком;
Kт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками",
Kт 90 "Продажи" – поступила выручка наличными в кассу за оказанные услуги на 256 900,00 руб. , данная операция оформлена приходным кассовым ордером и кассовым чеком;
Kт 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – сдан в кассу остаток неиспользованных денежных сумм в командировке подотчетным лицом в размере 1 250,00 руб., операция оформляется приходным кассовым ордером;
Kт 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"– погашена наличными задолженность по займу в размере 150 000,00 руб., операция оформлена приходным кассовым ордером.
Из кассы ООО «Смарт Аутдор» выданные суммы, отражаются по кредиту счета 50 "Касса" в корреспонденции со счетами:
Дт 51 "Расчетные счета"– сдана выручка на расчетный счет размере 156 000,00 руб. и оформлено расходным кассовым ордером, и объявлением на взнос наличными;
Дт 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" – оплачены приобретенные товары на сумму 156 891,52 руб., операция оформлена расходным кассовым ордером;
Дт 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" – на суммы возврата авансов, полученных от покупателей;
Дт 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" – выдано единовременное пособие за счет средств социального страхования и обеспечения на сумму 40 800,00 руб. и операция оформлена расходным кассовым ордером;
Дт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" – выдана заработная плата в размере 91 000,00 руб. и оформлено операция расчетно-платежной ведомостью;
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами" – выдана сумма в подотчет Забиякину А.В. в размере 24 500,00 руб. и оформлено расходным кассовым ордером;
Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" – выявлена недостача денег в кассе в размере 2 500,00 руб., оформлен акт инвентаризации.
Сдача торговой выручки в ООО «Смарт Аутдор» происходит следующим образом:
Кассир в конце рабочего дня сдает через инкассацию организации выручку, при этом деньги подбираются по купюрам. Для этого денежные средства передают инкассаторам для последующей сдачи в банк. Данные средства, еще не зачисленные по назначению, учитывают на счете 57 "Переводы в пути" и оформляют следующими записями.
Сумма наличных средств, сданных инкассатору, отражается записью:
Дт 57 "Переводы в пути" Kт 50 "Касса" – 196 200,00 руб.;
Сумма, зачисленная на расчетный счет в банке, учитывается проводкой:
Дт 51 "Расчетные счета" Kт 57 "Переводы в пути" – 196 200,00 руб.
Основанием для принятия на учет по счету 57 "Переводы в пути" сумм (например, при сдаче выручки) являются квитанции учреждений банка, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка.
Операцию по передаче выручки инкассаторы оформляют с помощью препроводительной ведомости, составляемой в двух экземплярах. В данном документе указываются сдатчик и получатель выручки, банковские реквизиты, согласно которым зачисляются средства. Оборотная сторона ведомости, содержащая покупюрный перечень всей передаваемой выручки, позволяет проконтролировать сумму.
Первый экземпляр препроводительной ведомости, оформленный в установленном порядке, кассир вкладывает в денежную сумку с уложенными туда подобранными деньгами, после чего пломбирует ее. Данную сумку кассир передает инкассатору в обмен на пустую с соответствующей нумерацией и вторым экземпляром ведомости, называемым накладной. Кассир, обозначает в соответствующем журнале регистрации сданную сумму выручки и номер сумки, дает его на подпись инкассатору, который вместе с тем фиксирует дату и время приема средств.
Полученную от инкассатора денежную сумку в банке вскрывают и сверяют вложенную в нее денежную сумму с той, что зафиксирована в препроводительной ведомости. При этом при обнаружении несоответствия сумм либо неплатежных денежных знаков работниками банка в одностороннем порядке составляется акт, форма которого имеется на препроводительной ведомости. После проверки деньги зачисляются на счет организации, что подтверждается возвратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию организации.
Таким образом, на ООО «Смарт Аутдор» используется такой порядок сдачи выручки, при котором наличные средства сдает непосредственно представитель организации, которым является инкассация организации. Такая операция оформляется в обычном порядке с составлением расходного кассового ордера, подтверждающего выбытие выручки из кассы. Вместе с тем при сдаче денег в банк представитель торговой организации заполняет объявление на взнос наличными.
2.2 Учет денежных средств на расчетном счете
Организация, выступающая в качестве юридического лица и имеющая самостоятельный баланс, собственные наличные деньги, сумма которых превышает установленный лимит, должна хранить на своем расчетном счете в банке, в которомона обслуживается.
Организация может также открыть текущий счет, за исключением тех случаев, которые предусмотрены указаниями ЦБ РФ. Банк может открыть для организации счета только после предъявления ей документов, подтверждающих установку на учет в налоговыйорган. Если будет выявлено, что организация не выполнила это правило, то кэтой организации будут применены санкции. Банк обязан сообщить налоговойинспекции об открытии или закрытии счета организацией, в противном случае с него также взимается штраф.
Для того чтобы открыть расчетный счет организация представляет в банк следующийперечень документов:
- заявление на открытие счета установленной формы за подписями руководителя и главного бухгалтера; если в штате нет главного бухгалтера - только за подписью руководителя организации;
- документ о государственной регистрации организации (свидетельство о регистрации);
- копии надлежаще утвержденного устава и учредительного договора, заверенные нотариально;
- карточку банка с образцами подписей лиц, имеющих право подписи платежных документов, и оттиска печати;
- заверенный протокол собрания учредителей с решением о создании предприятия и избрании руководителя организации;
- справку о постановке на учет организации в налоговой инспекции по месту регистрации;
- справку о постановке на учет во внебюджетных фондах (Пенсионном фонде, Фонде обязательного медицинского страхования, Фонде обязательного социального страхования).
В течении пяти дней банк долженосведомить об открытии счета налоговый орган по месту учета налогоплательщика. После открытия расчетного счета и заключения договора о расчетно-кассовом обслуживании клиента последний оплачивает услуги банка по совершению операций с денежными средствами, находящимися на счете. Размер стоимости услуг определяется в договоре, где должны быть предусмотрены и сроки их оплаты, но в любом случае не позднее истечения каждого квартала.
В договоре также описывают взаимные обязанности сторон в соответствии с Положением о безналичных расчетах.
За пользование денежными средствами, находящимися на счете клиента, банк уплачивает проценты в порядке, определенном выше, и по ставке, устанавливаемой банком, как правило, по вкладам до востребования.
ООО «Смарт Аутдор» имеет расчетный счет в АО «Райффазенбанк» г. Москва.
Основными первичными документами по операциям на расчетном счете являются:
- при наличных расчетах - чек денежный и объявление на взнос наличными;
- при безналичных расчетах - платежное поручение, платежное требование (Приложение В).
Чек денежный состоит непосредственно из самого чека и корешка и является бланком строгой отчетности. Оба они заполняются одновременно и имеют одинаковый номер. Испорченный чек исправлению не подлежит. На нем ставится надпись: «Испорчено», и он остается в чековой книжке, которую выдает банк.
Чек бывает именной (с указанием фамилии, имени и отчества получателя) и на предъявителя.
На лицевой стороне чека указываются дата его выписки, сумма цифрами и прописью. На обратной стороне чека должна быть указана цель получения денег-на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, подотчетных сумм и т. п. К исполнению он принимается банком при условии наличия в нем печати, подписи руководителя и главного бухгалтера или лиц, на это уполномоченных.
Лицо, получившее деньги по чеку, должно расписаться в чеке и указать в нем свои паспортные данные.
Объявление на взнос наличными – это документ, согласно которому владелец счета банка письменно распоряжается перечислить на его расчетный счет наличные средства из кассы. В объявлении на взнос наличными обязательно указывают следующую информацию: номер расчетного счета куда должны быть перечислены денежные средства, зачисляемая сумма и дата зачисления. После зачисления денег на расчетный счет, кассиру организации выписывается квитанция.
Банковские документы оформляются по тем же требованиям, что и кассовые документы: в них недопустимы поправки и корректировки. Основными банковскими документами, подтверждающими соответствующие операции по движению денежных средств на расчетном счете, являются выписки банка (Приложение Г).
К выписке банка прилагают первичные расчетные документы, которые будут основанием для реализации нужных операций. (Приложение Д).
Учреждение банка и бухгалтерия организации контролирует все проводимые по расчетному счету операции. Если бухгалтерия выявляет возможно неправильные записи по расчетному счету, то она должна сообщить об этом отделению банка в течении 10 дней с момента принятия выписки. Такие операции считаются претензионными, и организация осуществляет их учет на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям».
Зачисление денег на расчетный счет и списание денежных средств с расчетного счета учитывается на активном счете 51 «Расчетные счета».
Используя оправдательные документы, бухгалтер обозначает в выписке банка коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 «Расчетные счета». Эти действия бухгалтера называются обработкой выписки банка. При этом необходимо иметь ввиду, что для банка счет 51 «Расчетные счета» является пассивным и на нем учитываются привлеченные денежные ресурсы клиентов. Следовательно, они рассматриваются как заемный капитал. Бухгалтер, обрабатывая выписки банка, должен исходить из того, что расчетный счет на предприятии является активным, так как на нем учитывается часть его имущества в виде денежных средств. Поэтому, если в выписке банка зачисление (поступление) средств на расчетный счет записывается по кредиту, а выбытие - по дебету, то на предприятии с учетом изложенного должны быть сделаны обратные записи: по дебету - приход, а по кредиту расход.
Записи по поступлению денежных средств организация отражает по дебету в корреспонденции с кредитом следующих счетов:
50 «Касса» - на сумму возврата не израсходованных (не выплаченных) сумм по кассе;
90 «Продажи» - на сумму выручки, поступившей от покупателей за продажу им материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг;
91 «Прочие доходы и расходы» - на сумму оприходованных денежных средств, полученных в возмещение убытков прошлых лет, и др.
Выбытие денежных средств с расчетного счета записывают в учете по кредиту счета 51 «Расчетные счета» в корреспонденции с дебетом следующих счетов:
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - на сумму возврата излишне полученных от покупателей сумм;
50 «Касса» - на выданные денежные средства в оплату текущих расходов и оприходованных в кассу;
97 «Расходы будущих периодов» - в оплату различных затрат, относимых к расходам будущих периодов (по арендной плате, подписке на периодические издания и т. п.);
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму погашенных обязательств за ранее полученную от них продукцию, выполненные, работы или оказанные услуги и т. п.
Если на расчетном счете организации отсутствуют денежные средства, но у организации есть непогашенные обязательства, то банк поступает следующим образом. Когда на расчетный счет клиента поступают денежные средства, то списание их производится в следующей последовательности:
- изначально погашают обязательства по исполнительным документам, которые связанны с удовлетворением требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью работника, а также взыскание алиментов. Если алименты погашают по собственному заявлению работника, то их следует отнести к последней группе очередности;
- следующими погашают обязательства, связанные с выплатой выходных пособий и оплатой труда работникам, исполняющим свои обязанности в соответствии с заключенным трудовым договором (в том числе по контракту);
- затем погашают обязательства по долгам бюджету и внебюджетным фондам (Пенсионному фонду, Фонду обязательного медицинского страхования и др.);
- далее погашают оставшиеся, не вошедшие в первые две группы обязательства по исполнительным документам (за нанесенный предприятию материальный ущерб и др.);
- в последнюю очередь осуществляют списание средств по другим платежным документам, учитывая время образования обязанностей по ним.
Внутри каждой из очередей, ликвидация долгов осуществляется в хронологической последовательности прихода документов. Движение денежных потоков организации раскрывается в Отчете о движении денежных средств.
В ООО «Смарт Аутдор» Отчет о движении денежных средств не составляется. Обобщенную информацию (остатки на начало и на конец, дебетовые и кредитовые обороты) по счету 51 «Расчетный счет» и счету 50 «Касса» можно наглядно увидеть в главной книге.
2.3 Учет операций по прочим счетам в банках
Кроме расчетного и валютного счетов организация имеет вправо открыть в банке текущий счет. Текущийсчет как правило имеют филиалы и структурные подразделения, выделенные на самостоятельный баланс, для ведения текущих расходов - выдачи заработной платы, подотчетных сумм и т. п. Кроме того, организации имеют право открыть в банке специальные счета для учета средств целевого финансирования и целевых поступлений, а также чековых книжек, аккредитивов и других платежных документов (сберегательных сертификатов и пр.).
Отдельное содержание этих средств в банках необходимо для того, чтобы обеспечить надлежащий контроль за их целенаправленным применением. Для учета этих средств используют счет 55 «Специальные счета в банках», к которому могут быть открыты субсчета в разрезе приведенного выше перечня денежных средств в чековых книжках, аккредитивах и т. п.
При осуществлении расчетов за выполненные работы и оказанные услуги массовое использование заполучили расчетные чеки, сшитые в обособленныечековые книжки. Чековые книжки – это бланки строгой отчетности. Для того чтобы получить организации чековую книжку, ей необходимо предъявить в банк заявление и платежное поручение по депонированию денежных средств на отдельном лицевом счете. После выполнения данной процедуры и проверки банком представленных выше документов заявителю выдаются чековая книжка и идентификационная карточка. В идентификационной карточкесодержится следующая информация: название владельца, номер счета чекодателя, образец его подписи, а для физического лица - и паспортные данные, наименование банка, выдавшего данную карточку, и его адрес.
В том случае, когда для погашения сумм по предъявляемым чекам предусмотрено использование средств на соответствующем счете чекодателя, но не свыше суммы, гарантированной банком по согласованию с чекодателем, заявление выписывается в двух экземплярах. Подобный вариант позволяет гарантировать чекодателю оплату чеков за счет средств банка при временном их отсутствии у чекодателя.
Независимо от варианта покрытия чеков банк перед их выдачей обязан указать в чеках:
- местонахождение и название банка;
- условный номер банка;
- номер лицевого счета чекодателя и его название;
- предельный размер суммы (цифрами и прописью), на которую может быть выписан чек, заверенный печатью и подписями должностных лиц банка.
При получении продукции или оказании услуг плательщик (покупатель) выписывает поставщику, транспортной организации или отделению связи чек на соответствующую сумму, который ими не позднее 10 дней со дня его выписки должен быть предъявлен в банк для оплаты.
Банк должен проверить содержание чека, правильностьего оформления (соответствие номеров и подписей в чеке и чековой книжке, соблюдение лимита) и сдать их в расчетно-кассовый центр (РКЦ), где они хранятся. Списание сумм со счета владельца чековой книжки (чекодателя) происходит на основании поступивших из РКЦ реестров чеков.
Если лимит по чековой книжке не израсходован, а количество чеков в ней полностью использовано, банк может дополнительно выдать организации новые чеки. Если такая необходимость отсутствует, организация выписывает поручение банку на возврат этих сумм и зачисляет на тот счет, с которого было ранее произведено их списание.
Получение чековой книжки в банке за счет собственных средств чекодателя оформлялось в учете ООО «Смарт Аутдор» следующей бухгалтерской проводкой:
Дебет счета 55 «Специальные счета в банках»
субсчет 2 «Чековые книжки».
Кредит счета 51 «Расчетный счет».
Депонирование средств при выдаче чековых книжек за счет банковских кредитов:
Дебет счета 55 «Прочие счета в банках»
субсчет 2 «Чековые книжки».
Кредит счета 66 «Расчет по краткосрочным кредитам и займам».
При выдаче чека:
Дебет счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и других счетов расчетов.
Кредит счета 55 «Специальные счета в банках» .
субсчет 2 «Чековые книжки».
Когда чековая книжка выдается подотчетному лицу, например, экспедитору, для расчетов с транспортными организациями, делается запись:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Кредит счета 55 «Прочие счета в банках»
субсчет 2 «Чековые книжки».
На сумму чека, выписанного подотчетным лицом в оплату за выполненные для организации услуги:
Дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На отдельных счетах в банке организация вправе учитывать различные денежные средства целевого назначения:
- на содержание детских дошкольных учреждений;
- на научно-исследовательские и опытно-конструкторские разработки;
- для расчетов с населением за продукцию, принятую ранее сельскохозяйственными предприятиями и проданную покупателям.
В первых двух случаях открытие счетов в банке отражается в учете записью:
Дебет счета 55 «Прочие счета в банках».
Кредит счета 86 «Целевое финансирование».
В последнем случае:
Дебет счета 55 «Прочие счета в банках».
Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
В дальнейшем расчеты с населением могут осуществляться как наличным, так и безналичным путем по кредиту счета 55 «Прочие счета в банках» и дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При расчете наличными деньги сначала приходуются в кассу.
Аккредитивная форма расчетов (аккредитив) обычно используется при поставках из других городов по согласию обеих сторон или только по требованию поставщика, как мера обезопасить себя от неаккуратных плательщиков в случаенесвоевременной оплаты за продукцию при акцептной форме расчетов. Аккредитив открывается для осуществления расчетов только с одним поставщиком, т. е. он является именным.
После того как поставщик получит из банка извещение о том, что аккредитив открыт, он выполнит свои обязанности, представленные в договоре. После этого направляет в банк счет-фактуру и другие отгрузочные документы, которые являются основанием для зачисления суммы аккредитива на расчетный счет поставщика. Аккредитив закрывается по истечении срока его действия.
Если поставщик по каким-либо причинам не выполняет определенные условия договора, то по просьбе покупателя возможно закрытие аккредитиваранее договоренного. Такой аккредитив называется отзывным. Но бывает еще безотзывной аккредитив. Изменить или закрыть его без соглашения партнеров по договору не допустимо.
Аккредитив выставляется за счет собственных средств плательщика или за счет ссуд банка.
При выставлении аккредитива путем списания собственных средств с расчетного счета организации банк резервирует такие средства на особом счете. Это покрытый (депонированный) аккредитив. В банк поставщика посылается лишь извещение об открытии аккредитива, а деньги остаются бронированными в банке покупателя. Поэтому все расчеты осуществляет банк плательщика, который периодически высылает выписки по аккредитиву с приложением платежных документов.
Если обязательства участников договора, использующих в расчетах между собой аккредитив, исполняются банками, находящимися между собой в корреспондентских отношениях, то такой аккредитив называется непокрытый (гарантированный). Подобная форма аккредитива предоставляет право банку-исполнителю списывать сумму с имеющегося у него счета банка-эмитента. Условиями аккредитива может предусматриваться акцепт уполномоченным покупателя. В таком случае списание с аккредитива осуществляется с согласия (акцепта) уполномоченного.
Аккредитив, как форма расчетов, имеет недостатки. В частности, покупатель лишается возможности проверить правильность счетов поставщика, предъявленных к оплате, комплектность и качество поставки продукции. В то же время его средства «замораживаются» на срок действия аккредитива до его фактического использования.
Синтетический учет аккредитивов ведется на активном счете 55 «Специальные счета в банках» субсчет 1 «Аккредитивы», на основании выписок банка. В ООО «Смарт Аутдор» аккредитивная форма расчетов с поставщиками не предусмотрена, поэтому счет 55 «Специальные счета в банках» субсчет 1 «Аккредитивы» не ведется.
При выставлении аккредитива за счет собственных средств составляется бухгалтерская проводка:
Дебет счета 55 «Специальные счета в банках»
субсчет 1 «Аккредитивы».
Кредит счета 51 «Расчетные счета».
В том случае, когда такая операция проводится за счет кредитов банка:
Дебет счета 55 «Специальные счета в банках»
субсчет 1 «Аккредитивы».
Кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».
При оплате счета поставщика аккредитивом:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Кредит счета 55 «Специальные счета в банках»
субсчет 1 «Аккредитивы».
Услуги банка по выставлению аккредитива рассматриваются как текущие издержки покупателя:
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».
Кредит счета 51 «Расчетные счета».
Закрытие аккредитива по истечении срока его действия происходит с одновременным перечислением неиспользованного остатка на расчетный счет или в погашение банковского кредита в зависимости от того, за счет каких средств он выставлялся.